Son günlerde kişisel verilerin korunmasına yönelik yapılan yasal düzenlemelerle birlikte özlük dosyasının ve bu anlamda özlük dosyasındaki bilgi ve belgelerin muhafazası önem kazanmıştır.

Kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek üzere hazırlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazete'de yayımlandı

İş Kanunu’nun 75. maddesine göre, işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İş Kanunu'nda işçi özlük dosyasında yer alacak belgeler açık olarak belirtilmemiştir. Ancak, iş başvuru formu, iş sözleşmesi, görev tanımları, nüfus kâğıdı örneği ve vesikalık fotoğraf, ikametgâh ilmühaberi (yerleşim belgesi), adli sicil kaydı, İSG eğitim belgeleri, mesleki eğitim belgeleri, sağlık raporları, diploma sureti, deneme süresi değerlendirme formu, ihtarname, tutanak ve diğer belgeler, disiplin kurulu kararları gibi belgeler yer alabilir.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

***

Özlük dosyası kaç yıl saklanacak?

İş mevzuatında özlük dosyalarının kaç yıl saklanması gerektiği yönünde bir hüküm bulunmamaktadır. 

SGK mevzuatına göre; işveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadır.

SGK'nın denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde de bu kayıt ve belgelerin onbeş gün içinde ibraz edilmesi gerekmektedir.

Bununla birlikte, İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatına göre kişisel sağlık dosyalarının 15 yıl saklanması gerekmektedir.

Piyasada “işçi özlük dosyası” olarak satılan dosyaların çoğunluğunda, dosyada yer alması gerektiği belirtilen belgelerin kanunî zorunluluk gibi algılanmaya yol açtığı ve işverenleri gereksiz kırtasiye sıkıntısına soktuğu görülmektedir. Bu dosyalarda belirtilen birçok belge, yasal zorunluluğu bulunmayan, uygulamada teamül olarak uygulanan belge ve kayıtları da içermektedir.

Özlük dosyasında hangi belgeler olmalı?

İşçi özlük dosyasında bulunmasında fayda bulunan belgeler;

- İş başvuru formu örneği,

- İş sözleşmesi örneği,

- Görev tanımları, 

- Nüfus kâğıdı örneği ve vesikalık fotoğraf,

- Deneme süresi değerlendirme formu,

- İhtarname, uyarı, tutanak ve diğer belgeler, 

- Disiplin kurul kararları

-  Nüfus müdürlüğünden alınacak ikametgâh ilmühaberi, 

- Adli sicil kaydı,

- Diploma sureti, 

- Nakil gelen personel için kümülatif vergi matrahı ve gelir vergisi tutarı,

- Kan grubu kartı,

- Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi (eşin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri),

- Askerlik yapan personelin terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler,

- Sağlık raporları,

- Teslim edilen araç gereç için zimmet belgesinin bulunması faydalı olacaktır